POLITYKA PRYWATNOŚCI

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Serwisu TLUMACZU.PL, kontaktem z Tłumaczem oraz realizacją usług tłumaczeniowych jest:

Igor Krawetz

tłumacz przysięgły języka ukraińskiego TP/14/26

Warszawa, Polska

adres do korespondencji: skrytka pocztowa 121 UP Warszawa 1, 00-001 Warszawa
tel.: +48 791 855 574

e-mail: tlumaczu@gmail.com

dalej jako „Administrator” albo „Tłumacz”.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się pod adresem:

tlumaczu@gmail.com

Dane kontaktowe i wpis TP/14/26 odpowiadają informacjom publikowanym w rejestrze tłumaczy przysięgłych prowadzonym przez Ministra Sprawiedliwości. 

2. Zakres Polityki prywatności

Polityka dotyczy danych przetwarzanych w szczególności w związku z:

1. korzystaniem z Serwisu; 
2. przesłaniem formularza kontaktowego; 
3. przesłaniem dokumentów do wyceny; 
4. korespondencją e-mail; 
5. kontaktem telefonicznym; 
6. przygotowaniem wyceny; 
7. przyjęciem i realizacją zlecenia; 
8. wykonywaniem tłumaczeń poświadczonych; 
9. wykonywaniem tłumaczeń zwykłych; 
10. wykonywaniem tłumaczeń ustnych; 
11. obsługą płatności i rozliczeń; 
12. rozpatrywaniem reklamacji; 
13. ochroną przed roszczeniami; 
14. zapewnieniem bezpieczeństwa Serwisu. 

3. Jakie dane są przetwarzane?

W zależności od sprawy Administrator może przetwarzać w szczególności:

1. imię i nazwisko; 
2. adres e-mail; 
3. numer telefonu; 
4. dane przekazane w treści wiadomości; 
5. dane dotyczące zlecenia; 
6. dane znajdujące się w dokumentach przedstawionych do tłumaczenia; 
7. dane znajdujące się w dokumentach przedstawionych do wyceny; 
8. dane potrzebne do prawidłowego zapisania imienia, nazwiska lub innych danych w tłumaczeniu; 
9. informacje dotyczące płatności i rozliczenia; 
10. informacje potrzebne do prowadzenia repertorium tłumacza przysięgłego; 
11. dane związane z reklamacją; 
12. adres IP i podstawowe dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu; 
13. informacje dotyczące ustawień plików cookies. 

4. Dane znajdujące się w dokumentach

Charakter pracy tłumacza powoduje, że przekazywane dokumenty mogą zawierać bardzo szeroki zakres danych osobowych.

Mogą to być w szczególności:

1. dane identyfikacyjne; 
2. data i miejsce urodzenia; 
3. obywatelstwo; 
4. adres; 
5. numery dokumentów; 
6. dane dotyczące stanu cywilnego i rodziny; 
7. dane dotyczące wykształcenia; 
8. dane zawodowe; 
9. dane finansowe; 
10. dane dotyczące spraw urzędowych, sądowych i administracyjnych; 
11. dane innych osób wymienionych w dokumencie. 

Dokumenty mogą również zawierać szczególne kategorie danych, w szczególności dane dotyczące zdrowia, a w określonych przypadkach informacje dotyczące wyroków skazujących lub czynów zabronionych.

Tłumacz nie wykorzystuje treści dokumentów w celach marketingowych.

5. Minimalizacja danych

Administrator przetwarza wyłącznie dane potrzebne do osiągnięcia określonego celu.

Jeżeli do samego przygotowania wyceny nie jest konieczne ujawnienie określonych danych, Klient może – o ile nie utrudnia to oceny dokumentu – przed wysłaniem kopii zasłonić dane, które nie wpływają na zakres i cenę usługi.

Na etapie realizacji zlecenia może jednak być konieczne przedstawienie pełnego i czytelnego dokumentu.

6. Cele i podstawy przetwarzania

6.1. Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie wyceny

Dane są przetwarzane w celu:

• udzielenia odpowiedzi; 
• oceny dokumentu; 
• sprawdzenia możliwości wykonania usługi; 
• przygotowania wyceny; 
• ustalenia terminu i warunków realizacji. 

Podstawą przetwarzania jest przede wszystkim podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

6.2. Realizacja usługi

Dane Klienta są przetwarzane w celu:

• przyjęcia zlecenia; 
• wykonania tłumaczenia; 
• komunikacji; 
• przekazania gotowego tłumaczenia; 
• rozliczenia zlecenia. 

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

6.3. Obowiązki tłumacza przysięgłego

W zakresie, w którym przepisy nakładają na tłumacza przysięgłego obowiązek określonego przetwarzania danych, w szczególności prowadzenia repertorium, podstawą przetwarzania jest obowiązek prawny – art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o zawodzie tłumacza przysięgłego.

Ustawa określa dane zapisywane w repertorium tłumacza przysięgłego. 

6.4. Obowiązki rachunkowe, podatkowe i dokumentacyjne

Jeżeli przepisy wymagają przechowywania określonych dokumentów związanych z płatnością lub rozliczeniem usługi, dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

6.5. Dochodzenie, ustalanie i obrona przed roszczeniami

Dane mogą być przechowywane i wykorzystywane w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.

Podstawę stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, o ile przepisy szczególne nie wskazują innej podstawy.

7.Szczególne kategorie danych

Dokumenty przekazywane Tłumaczowi mogą zawierać dane należące do szczególnych kategorii danych osobowych, np. dane dotyczące zdrowia.

Takie dane nie są przetwarzane na podstawie samego art. 6 RODO. Administrator każdorazowo powinien posiadać również odpowiednią podstawę wynikającą z art. 9 ust. 2 RODO.

W zależności od konkretnej sytuacji podstawą może być m.in. wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą, lub inna przesłanka przewidziana prawem.

Jeżeli w konkretnej sytuacji nie istnieje właściwa podstawa do przetwarzania szczególnych kategorii danych, Administrator nie powinien ich przetwarzać.

Jeżeli podstawą ma być wyraźna zgoda, Administrator może zwrócić się o jej udzielenie oddzielnie.

8. Dane innych osób znajdujące się w dokumentach

Dokument przekazany do tłumaczenia może zawierać dane osób innych niż Klient.

Klient powinien przekazywać dokumenty zgodnie z prawem i wyłącznie wtedy, gdy jest uprawniony do ich przekazania w celu wykonania usługi.

Administrator nie wykorzystuje danych osób wymienionych w dokumentach do celów niezwiązanych z wykonaniem tłumaczenia, obowiązkami zawodowymi, prawnymi lub ochroną roszczeń.

9.Tajemnica zawodowa

Tłumacz przysięgły jest ustawowo zobowiązany do zachowania w tajemnicy faktów i okoliczności, z którymi zapoznał się w związku z tłumaczeniem. 

Obowiązek ten obejmuje informacje poznane w związku z wykonywaniem czynności zawodowych.

Ustawa przewiduje również szczególne ograniczenia w zakresie wykonywania niektórych praw wynikających z RODO, jeżeli ich realizacja naruszałaby obowiązek tajemnicy zawodowej. W przypadku danych pozyskanych w związku z tłumaczeniem nie stosuje się również prawa sprzeciwu określonego w art. 21 ust. 1 RODO. 

10.Jak długo dane są przechowywane?

Zapytania, po których nie dochodzi do zlecenia

Dane i dokumenty przesłane wyłącznie w celu otrzymania wyceny są przechowywane tylko przez okres potrzebny do obsługi zapytania.

Jeżeli Klient nie zdecyduje się na usługę, dokumenty przesłane wyłącznie do wyceny powinny zostać usunięte nie później niż 30 dni od ostatniego kontaktu, chyba że dalsze przechowywanie jest uzasadnione konkretną potrzebą prawną.

Dane związane z wykonaniem tłumaczenia

W przypadku danych osobowych zgromadzonych przez tłumacza przysięgłego w związku z tłumaczeniem okres przechowywania wynosi 4 lata od zakończenia roku kalendarzowego, w którym dane zostały zgromadzone.

Po upływie tego czasu dane podlegają usunięciu, chyba że dalsze ich przechowywanie jest niezbędne dla ochrony praw albo dochodzenia roszczeń. Wynika to bezpośrednio z art. 29c ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego. 

Dane rozliczeniowe

Dane wymagane przepisami rachunkowymi lub podatkowymi są przechowywane przez okres wynikający z odpowiednich przepisów.

Dane związane z roszczeniami

Mogą być przechowywane do czasu upływu właściwego terminu przedawnienia lub zakończenia sporu.

Dane techniczne

Dane techniczne i logi serwera są przechowywane przez czas konieczny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu, zgodnie z ustawieniami infrastruktury technicznej.

11. Komu mogą być ujawniane dane?

Dane osobowe nie są sprzedawane.

Mogą być udostępniane lub powierzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

Odbiorcami lub podmiotami przetwarzającymi mogą być w szczególności:

1. dostawca hostingu strony internetowej; 
2. dostawca poczty elektronicznej; 
3. podmiot zapewniający obsługę techniczną Serwisu; 
4. dostawca formularza kontaktowego lub mechanizmu przesyłania plików; 
5. dostawca usług zabezpieczających Serwis przed spamem i atakami; 
6. biuro księgowe – w zakresie niezbędnym do rozliczeń; 
7. operator płatności – jeżeli dana metoda płatności będzie używana; 
8. operator pocztowy albo firma kurierska – jeżeli Klient wybierze przesyłkę; 
9. doradca prawny lub inny profesjonalny pełnomocnik – jeżeli jest to potrzebne do ochrony praw; 
10. organy publiczne i inne podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa. 

Każdy podmiot otrzymuje dostęp wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania określonego zadania lub wynikającym z przepisów.

12. Poczta elektroniczna

Do kontaktu używany jest adres:

tlumaczu@gmail.com

Oznacza to, że w zakresie obsługi poczty elektronicznej wykorzystywana jest infrastruktura dostawcy usług Google.

Jeżeli korzystanie z dostawcy usług technologicznych wiąże się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, przekazanie powinno odbywać się na podstawie mechanizmu przewidzianego przez RODO.

Klient nie powinien przesyłać pocztą elektroniczną danych szerszych niż niezbędne do obsługi jego sprawy.

13. Bezpieczeństwo

Ze względu na charakter przekazywanych dokumentów Administrator przykłada szczególną wagę do bezpieczeństwa danych.

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, mające na celu w szczególności:

1. ograniczenie dostępu do dokumentów; 
2. ochronę przed dostępem osób nieuprawnionych; 
3. zabezpieczenie formularza przesyłania plików; 
4. zabezpieczenie transmisji danych; 
5. ograniczenie czasu przechowywania danych; 
6. zabezpieczenie urządzeń wykorzystywanych do wykonywania tłumaczeń; 
7. tworzenie kopii bezpieczeństwa w zakresie uzasadnionym potrzebami; 
8. ochronę Serwisu przed nieuprawnionym dostępem. 

Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną wymaga zapewnienia rozwiązania umożliwiającego korzystanie z usługi w sposób chroniący przekaz przed dostępem osób nieuprawnionych, jeżeli wymaga tego właściwość usługi. 

14. Formularz kontaktowy i formularz wyceny

Formularz może wymagać podania:

• adresu e-mail; 
• imienia; 
• numeru telefonu – jeżeli jest potrzebny lub Klient chce go podać; 
• informacji dotyczących dokumentu; 
• załącznika. 

Pola obowiązkowe powinny być wyraźnie oznaczone.

Danych wymaganych do świadczenia usługi nie należy zbierać wyłącznie na podstawie ogólnego checkboxa „zgoda na przetwarzanie danych”, jeżeli istnieje właściwa podstawa wynikająca z umowy, działań przed zawarciem umowy lub obowiązku prawnego.

Przy formularzu należy natomiast udostępnić link do niniejszej Polityki prywatności.

15. Pliki cookies

Serwis może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie.

Cookies są informacjami zapisywanymi w urządzeniu użytkownika lub odczytywanymi z tego urządzenia.

Mogą być wykorzystywane w szczególności do:

1. zapewnienia prawidłowego działania Serwisu; 
2. utrzymania bezpieczeństwa; 
3. obsługi ustawień użytkownika; 
4. zapamiętania preferencji dotyczących cookies; 
5. działania formularzy; 
6. ochrony przed spamem; 
7. prowadzenia statystyki korzystania z Serwisu – jeżeli odpowiednie narzędzie zostanie uruchomione i użytkownik wyrazi wymaganą zgodę. 

Prawo komunikacji elektronicznej co do zasady wymaga poinformowania użytkownika i uzyskania zgody na przechowywanie informacji lub uzyskiwanie dostępu do informacji znajdującej się w jego urządzeniu, z wyjątkiem sytuacji, w których dana operacja jest niezbędna do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika. 

16. Cookies niezbędne

Cookies niezbędne mogą być wykorzystywane bez odrębnej zgody w zakresie, w jakim są konieczne do:

1. działania Serwisu; 
2. zapewnienia bezpieczeństwa; 
3. obsługi formularza; 
4. zapamiętania wybranych przez użytkownika ustawień dotyczących prywatności; 
5. wykonania usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika. 

Zablokowanie niektórych cookies niezbędnych może spowodować nieprawidłowe działanie Serwisu.

17.Cookies analityczne

Jeżeli Administrator uruchomi w Serwisie narzędzia analityczne wykorzystujące cookies lub podobne technologie, zostaną one aktywowane dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika, jeżeli jest ona wymagana.

Użytkownik powinien mieć możliwość:

1. zaakceptowania takich cookies; 
2. odmowy; 
3. późniejszej zmiany ustawień. 

Odmowa zgody na cookies analityczne nie powinna uniemożliwiać korzystania z podstawowych funkcji Serwisu.

18.Brak Google Maps

Serwis nie wykorzystuje osadzonej usługi Google Maps.

W związku z tym samo otwarcie strony kontaktowej nie powoduje ładowania map Google w ramach Serwisu.

19.Brak newslettera

Jeżeli w Serwisie nie zostanie uruchomiony odrębny newsletter, dane przesłane przez formularz kontaktowy lub formularz wyceny nie będą wykorzystywane do wysyłania newslettera ani informacji handlowych niezwiązanych z konkretnym zapytaniem Klienta.

Wprowadzenie newslettera w przyszłości będzie wymagało odpowiedniego uzupełnienia informacji o przetwarzaniu danych i uzyskania wymaganych zgód.

20.Prawa osoby, której dane dotyczą

W zakresie wynikającym z RODO osoba, której dane dotyczą, może mieć prawo do:

1. uzyskania informacji o przetwarzaniu danych; 
2. dostępu do swoich danych; 
3. otrzymania kopii danych; 
4. sprostowania danych; 
5. usunięcia danych; 
6. ograniczenia przetwarzania; 
7. przenoszenia danych; 
8. sprzeciwu wobec niektórych sposobów przetwarzania; 
9. cofnięcia zgody – jeżeli podstawą przetwarzania była zgoda; 
10. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

W odniesieniu do danych pozyskanych przez tłumacza przysięgłego w związku z tłumaczeniem niektóre prawa podlegają szczególnym ograniczeniom wynikającym z obowiązku tajemnicy zawodowej, a prawa sprzeciwu z art. 21 ust. 1 RODO nie stosuje się do tych danych. 

21.Prawo do wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami, może wnieść skargę do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

na zasadach określonych w przepisach o ochronie danych osobowych.

Przed złożeniem skargi można również skontaktować się bezpośrednio z Administratorem pod adresem:

tlumaczu@gmail.com

22.Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie danych.

Dokumenty przesłane do wyceny nie są automatycznie akceptowane jako zlecenia.

23.Profilowanie

Dane znajdujące się w dokumentach przekazanych do wyceny lub tłumaczenia nie są wykorzystywane do profilowania Klientów w celach reklamowych.

24.Linki zewnętrzne

Serwis może zawierać linki prowadzące do innych stron, w szczególności do:

• oficjalnego rejestru tłumaczy przysięgłych; 
• stron organów publicznych; 
• zewnętrznych źródeł informacji. 

Po kliknięciu linku i przejściu do zewnętrznego serwisu przetwarzanie danych odbywa się na zasadach określonych przez operatora tego serwisu.

25.Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może zostać zmieniona w przypadku:

1. zmiany prawa; 
2. zmiany funkcjonalności Serwisu; 
3. uruchomienia nowych narzędzi; 
4. zmiany sposobu przetwarzania danych; 
5. zmiany zakresu świadczonych usług. 

Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie wraz z datą jej obowiązywania.

26.Kontakt w sprawach prywatności

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

Igor Krawetz
tłumacz przysięgły języka ukraińskiego
TP/14/26

e-mail: tlumaczu@gmail.com
tel.: +48 791 855 574
adres do korespondencji:
skrytka pocztowa 121 UP Warszawa 1
00-001 Warszawa